Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady i przestawia informacje przetwarzania danych osobowych Użytkowników strony internetowej dostępnej pod adresem vermelodental.pl (dalej: „Strona”) oraz zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii oraz zawiera informacje o przetwarzaniu danych pozyskiwanych za pośrednictwem strony internetowej oraz przez kontakt administratorem.

Polityka została opracowana zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO);
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• Ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (w zakresie cookies);
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Korzystanie ze Strony jest dobrowolne. Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze Strony. Zasady przetwarzania danych osobowych Pacjentów w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych (dokumentacja medyczna) określa odrębna Klauzula informacyjna dla Pacjentów, dostępna w rejestracji kliniki.

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Vermelo Dental Clinic Sp. z o.o. Adres kliniki: aleja 29 listopada 39e/LU1, 31-425 Kraków NIP: 6762708309 REGON: 543425265 KRS: 0001209221

Kontakt z Administratorem:

• telefon: 504 496 609
• e-mail: info@vermelodental.pl

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD): Pani Anna Lasota.

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych Użytkowników Strony:

• Zakres danych: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, data i godzina wizyty, odwiedzane podstrony, źródło wejścia (referrer).
• Cel: zapewnienie poprawnego działania Strony, bezpieczeństwa, diagnostyka błędów, statystyki techniczne.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (utrzymanie i ochrona Strony).
• Okres przechowywania: logi serwera są przechowywane maksymalnie przez 12 miesięcy.

• Zakres danych: imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli zostanie podany), treść wiadomości oraz inne dane, które Użytkownik samodzielnie poda w treści wiadomości.
• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, prowadzenie korespondencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy / udzielenia odpowiedzi na zapytanie; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań).
• Okres przechowywania: przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń (zgodnie z Kodeksem cywilnym, co do zasady 3 lata).

ℹ️ Prosimy nie podawać w formularzu kontaktowym informacji o stanie zdrowia. Szczegóły dotyczące leczenia omawiamy w bezpiecznych kanałach (telefonicznie lub osobiście w klinice).

• Zakres danych: imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail oraz inne dane przekazane przez Użytkownika podczas rozmowy lub w korespondencji.
• Cel: obsługa zgłoszenia, umówienie wizyty, udzielenie informacji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy o udzielanie świadczeń zdrowotnych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
• Okres przechowywania: do czasu zakończenia obsługi zgłoszenia, a w przypadku zawarcia umowy – zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Strona umożliwia rezerwację wizyty za pośrednictwem zewnętrznych systemów:

• Felg (felg.app) – kalendarz rezerwacji online,
• ZnanyLekarz (znanylekarz.pl) – portal rezerwacyjny.

Po kliknięciu w link „Umów konsultację” lub „Rezerwacja online” Użytkownik zostaje przekierowany do serwisu zewnętrznego, który posiada własną politykę prywatności. Administrator otrzymuje od tych podmiotów dane niezbędne do realizacji rezerwacji (m.in. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrany termin).

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy.
• Polityki prywatności partnerów:

• Felg: https://felg.app/
• ZnanyLekarz: https://www.znanylekarz.pl/regulamin/polityka-prywatnosci

Szczegółowe informacje znajdują się w pkt 9 (Polityka cookies).

W związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych Administrator przetwarza dane osobowe Pacjentów, w tym dane dotyczące zdrowia (dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO). Zasady przetwarzania tych danych określa odrębna Klauzula informacyjna dla Pacjentów, udostępniana w rejestracji kliniki.

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym usługi IT i hostingowe na rzecz Administratora (w tym hostingodawca Strony);
• dostawcom systemu rezerwacji online (Felg, ZnanyLekarz);
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych (Google – Google Analytics, mapa Google, YouTube; Meta Platforms Ireland Ltd. – Meta Pixel);
• biuru rachunkowemu i podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną oraz kadrową (w niezbędnym zakresie);
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. NFZ, sądy, organy ścigania).

W związku z korzystaniem z narzędzi Google (Google Analytics, mapa Google, YouTube) oraz Meta (Meta Pixel) Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja z 10 lipca 2023 r.) – w zakresie, w jakim dany odbiorca jest certyfikowany w ramach DPF; lub
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Możesz uzyskać informację o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• dane z formularza kontaktowego i korespondencji – do czasu zakończenia sprawy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• dane w logach serwera – do 12 miesięcy;
• dane w plikach cookies – do czasu wygaśnięcia danego pliku cookie lub usunięcia go przez Użytkownika (szczegóły w pkt 9);
• dane Pacjentów (dokumentacja medyczna) – zgodnie z przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – możesz uzyskać informację, czy i jakie dane na Twój temat przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne.
3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – „prawo do bycia zapomnianym” – z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów (np. obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej).
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) w przypadkach określonych przez  prawo;
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.
6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora z przyczyn związanych 
z Państwa szczególną sytuacją, w szczególności wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz na potrzeby marketingu bezpośredniego.
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem (dane kontaktowe w pkt 2).

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika podczas korzystania ze Strony. Pozwalają one m.in. zapamiętać preferencje Użytkownika, prowadzić statystyki ruchu i wyświetlać dopasowane treści.

A. Cookies niezbędne (techniczne)

Konieczne do prawidłowego działania Strony (m.in. obsługa sesji, zapamiętywanie wyboru w panelu zgód). Nie wymagają zgody Użytkownika.

B. Cookies analityczne – Google Analytics 4 (GA4)

• Dostawca: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) oraz Google LLC (USA).
• Cel: zbieranie zanonimizowanych statystyk dotyczących korzystania ze Strony (liczba odwiedzin, źródło ruchu, czas spędzony na stronie).
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda.
• Czas przechowywania: do 14 miesięcy (typowe dla GA4) lub do wycofania zgody.
• Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy

C. Cookies marketingowe – Meta Pixel (Facebook/Instagram)

• Dostawca: Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia).
• Cel: mierzenie skuteczności kampanii reklamowych prowadzonych przez Administratora w serwisach Facebook i Instagram, kierowanie reklam do użytkowników, którzy odwiedzili Stronę.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda.
• Polityka prywatności Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy

D. Cookies serwisów osadzonych – Mapa Google i YouTube

Strona zawiera osadzone elementy zewnętrzne (mapa Google z lokalizacją kliniki, filmy z serwisu YouTube). Po wyrażeniu zgody dostawcy tych usług (Google Ireland Limited / Google LLC) mogą zapisywać własne pliki cookies.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda.
• Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy

Przy pierwszej wizycie na Stronie wyświetlany jest baner zgód, w którym możesz:

• zaakceptować wszystkie pliki cookies,
• odrzucić wszystkie cookies poza niezbędnymi,
• wybrać poszczególne kategorie cookies.

Swoje preferencje możesz w każdej chwili zmienić, klikając w link „Ustawienia cookies” w stopce Strony lub usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

Instrukcje zarządzania cookies w popularnych przeglądarkach:

• Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
• Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge

Ograniczenie lub zablokowanie plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Strony.

Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Twoją sytuację (art. 22 RODO).

W ramach narzędzi marketingowych (Meta Pixel) dane mogą być wykorzystywane do dopasowania treści reklamowych, jednak nie wywołuje to skutków prawnych dla Użytkownika.

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian w funkcjonowaniu Strony lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na Stronie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.

W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Administratorem z wykorzystaniem danych podanych w pkt 1.